Innovation and technology – Best practices from international law firms : Tech for thought | Inspiration for the new year ?

Flip Petillion, advocaat ingeschreven aan balie van Brussel (NL), fpetillion@petillion.law

Op 14 januari vond het webinar plaats over ‘Innovatie en technologie – Best practices vanuit de internationale advocatenkantoren’.

Na een inleiding door Mr. Bart De Moor (stafhouder van de Nederlandse Orde bij de Balie te Brussel) werd het debat in goede banen geleid door Mr. Flip Petillion, voormalig lid van de Raad van de Orde en gespecialiseerd in IP en IT en arbitrage. Medewerkers van drie internationale kantoren kregen de kans om hun ervaring te delen: Mr. Rémy Bonnaffé (Freshfields Bruckhaus Deringer), Mr. Jörg Heirman (Ashurst), Mr. Evita Bassot (Linklaters), en de heer Stephane Cloet (Legal Operations Advisor, Linklaters).

Dit webinar werd opgezet door de heer Flip Petillion en de heer Michel Segers, penningmeester van de Incubator en gespecialiseerd in ondernemingsrecht (focus op retail) en IP. Het werd georganiseerd door de Incubator met de steun van de balie, in het licht van het feit dat advocaten en advocatenkantoren vandaag de dag steeds meer worden geconfronteerd met een toenemende digitalisering van de zakenwereld. De digitale transformatie verandert de manier waarop juridische diensten worden gegeven. Advocaten staan voor de grote uitdaging om in een zeer kort tijdsbestek een volledige digitale omschakeling te organiseren. Ze zijn op zoek naar hulpmiddelen om de massa digitale informatie doeltreffend te beheren en te gebruiken.

Kantoren die zich grondig op de marktontwikkelingen willen voorbereiden, investeren best in technologie, zodat zij de verdere ontwikkelingen kunnen bijbenen. Soms wordt gezegd dat grote internationale advocatenkantoren in het Verenigd Koninkrijk of de Verenigde Staten zich in een uitstekende positie bevinden om deze ontwikkeling te leiden. Een argument dat in dit verband vaak wordt gebruikt is dat deze ondernemingen op veel grotere schaal actief zijn en daarom over meer financiële middelen beschikken om de nodige investeringen in technologie en innovatie te doen.

In dit webinar hebben de sprekers kunnen toelichten hoe hun kantoren technologie en innovatie in de praktijk implementeren. Dit was een unieke kans om de interne werking van deze kantoren te bekijken en eventueel inspiratie op te doen over hoe elke advocaat innovatie en technologie in de praktijk kan toepassen.

Mr. Bassot en de heer Cloet bespraken enkele specifieke topics zoals telewerken, de nood aan intelligente virtuele datarooms (in tegenstelling tot de verzameling van bulk informatie) en het filteren van nuttige informatie uit emails. Ze focusten ook op enkele specifieke tools en gaven voorbeelden van de toepassing in België. Ze lichtten de zogenaamde LegalTech en non-LegalTech tools toe en de specifieke rol van een zelfstandig Tech-team binnen hun kantoor in België. Ze sloten af met voorbeelden van pilootprojecten waarbij de nadruk lag op een efficiënte en budget-vriendelijke innovatie, waaronder de automatische creatie van bijlagen, de algehele opvolging van dossiers, en data sharing.

Mr. Heirman, ook een blogger in zijn vrije tijd (eleventhbillablehour.com), deelde zijn ervaring als lid van het ‘Transformer Network’, een groep van advocaten over de verschillende vestigingen van Ashurst, die innovatieve technologieën voor de juridische sector bespreken en creëren. Ze hebben elk de taak om als ‘transformer’ in hun lokaal kantoor het bewustzijn te creëren over de beschikbare juridische technologieën. Hij deelde zijn ervaring in multidisciplinaire fusies en overnames, en in transacties in de digitale economie en de vastgoedsector. Dhr. Heirman illustreerde dit met een model om de juiste resources (juristen (in of buiten het kantoor), niet-juristen en tools) in te schakelen per project, in functie van de aard van de gevraagde dienst, het budget, enz. De aanpak wordt op die wijze gediversifieerd per project. Ze is anders voor bijvoorbeeld due diligences, contractonderhandeling of een specifiek advies. Hij legde de nadruk op het inschakelen van niet-juristen voor ander dan juridisch werk dat vroeger door advocaten werd behandeld aan een te hoge kost. Hij gaf een inzicht in diverse beschikbare platformen en software, van het kantoor zelf (Advance Reach) of elders beschikbaar in de markt.

Mr. Rémy Bonaffé sloot af met een gelijkaardige ervaring in het ‘Global Transactions’ team van Frescfields, gespecialiseerd in fusies en overnamen, capital markets, in het bijzonder in de (bio)tech sector en scale-ups, de grote broers van start-ups. Als lid van de ‘Global Associate Innovation Group’ werkte hij 6 maanden in het Londons kantoor als ‘product owner’ in het innovatieteam. Hij gaf de raad om gradueel te innoveren (hij verkiest te spreken van digitale transformatie eerder dan innovatie) en alle betrokkenen (ook eigen collega’s) te trainen in de ontwikkeling en het gebruik van op maat gemaakte tools. Hij illustreerde enkele applicaties van het kantoor (Mattrs, Timelines) en gaf het advies om verwachtingen realistisch te houden en herinnerde eraan dat de advocatenwereld nood heeft aan een stapsgewijze, begeleide introductie tot het gebruik van tools. Dat kan in kleinere kantoren zelfs veel sneller gaan dan in grotere, soms loggere structuren.

Legal Project Management was een aandachtspunt dat alle sprekers belichtten. Ze lijsten argumenten op voor de keuze tussen de ontwikkeling van eigen innovatieve tools (al of niet samen met cliënten) en de aankoop ervan op de markt. Ze focusten op de communicatie van hun innovatieve aanpak aan collega’s en cliënten, en de impact op kosten, efficiëntie en algehele meerwaarde voor de diensten in hun praktijk.

Het is opvallend hoe de ervaringen van de sprekers gelijkend zijn en hoe ze allen de nadruk leggen op de nood aan partnerships, in het kantoor en buiten het kantoor. Als moderator onderwierp ik de sprekers aan een reeks kritische vragen over veiligheid, het meten van efficiëntie, en de waardering van innovatie door cliënten. Daarbij kwam onder meer aan het licht hoe kleinere lokale kantoren kunnen genieten van de innovatieve ontwikkelingen en er zelfs aan kunnen meewerken. De intrede van innovatie is duidelijk nuttig voor diverse aspecten van het advocatenberoep, niet alleen in fusies en overnames, zoals tijdens een due diligence, het ontwerpen en elektronisch ondertekenen van contracten, en in onderhandelingen, maar ook in geschillenbeslechting in het algemeen en arbitrage in het bijzonder, meer specifiek in het verzamelen en delen van bewijsstukken en het snel, efficiënt, transparant maar veilig online beschikbaar houden van dossiers. Maar elke transformatie vereist het gradueel afstappen van oude gewoontes waar change management een cruciale rol in speelt voor het welslagen van de digitale transformatie. Dat kan door het creëren van een sfeer van betrokkenheid via informatie, training en bewustwording.

Het webinar werd bijgewoond door meer dan 130 deelnemers en er werden tal van vragen gesteld die aantonen dat het onderwerp meer dan ooit leeft. In dit webinar ging de aandacht naar de innovatie aan de kant van de advocaat als dienstverlener en de relatie met de cliënt. Een volgende webinar kan de relatie onder advocatenkantoren en van hen met de aanbieders van geschillenbeslechting (gewone rechters of arbiters e.d.m.) onder de aandacht brengen. Onmiskenbaar een vervolg waard. Waarop de Ordes misschien kunnen werken aan een ambitieus inclusief project voor en met alle advocaten; zeker gezien de groeiende competitie van niet-advocaten.